Toda teoría o argumentación técnica sobre conceptos derivados de la automatización de los procesos internos y externos relacionados con el requerimiento, compra, suministro, pago y control de productos pueden resultar un poco complejas. Con un buen ejemplo es posible entender cuestiones y términos relacionados con cualquier especialidad. En este caso el tema que deseamos plasmar es el control de costos en los procesos de compras, una función básica dentro de las responsabilidades de un gerente de compras, el cual mostraremos bajo el contexto que nos ofrece el control de costos de alimentos y bebidas, un sector donde un correcto manejo de los costos es vital para un buen desarrollo del negocio.
El proceso de negocio de alimentos y bebidas es aquel que conlleva las acciones de comprar, recibir, almacenar, emisión y preparación de alimentos y bebidas para su venta. El control de costos es aquel procedimiento por el cual el responsable de compras tienes dos funciones básicas: la regulación de los costos y la protección contra el coste excesivo.
Dentro de un profesional análisis del control de costos de alimentos y bebidas se distinguen dos factores como verdaderos responsables de los temidos costos excesivos. En un primer lugar, y siempre hablando del sector de alimentos y bebidas, la ineficiencia es clave para incrementar los costos de cada compra, por ejemplo, un ineficaz mantenimiento o almacenamiento de los productos. El otro factor que acrecienta los costos excesivos es el desperdicio de la materia prima, que lleva una pérdida de stock continuada sin obtener beneficio.
Estos dos factores son los que podemos ver en la práctica del desarrollo del negocio, forman parte del día a día y son posteriores al proceso de compras. El control de costos de alimentos y bebidas es una tarea a realizar antes de la compra.
Puntos tener en cuenta para un eficiente control de costos de alimentos y bebidas
Los responsables de compras para realizar una buena gestión de sus funciones, deben tener una clara visión del mercado y la industria en la que se mueve. En el sector de la alimentación y bebidas las variaciones de los costos ocurren con mucha frecuencia, pues son muchos los elementos que entran en juego: el tipo de servicio ofrecido, la ubicación o el volumen de negocio son responsables de las variaciones y las fluctuaciones de los costos.
Un buen análisis del control de costos de alimentos y bebidas integra un profundo estudio del sector que se está trabajando, con el fin de tener una visión real y actual del precio de mercado.
Otro punto a tener en cuenta en el control de costos de alimentos y bebidas, son los diferentes tipos de costos que podemos encontrar dentro del proceso de compras en este sector, como lo pueden ser:
Costo Real: Son aquellos costos o gastos que han sido o son, un gasto que ya se conoce su valor y se ha
establecido.
Costo presupuestado: Este tipo de costo es aquel que viene de la previsión de las necesidades del
negocio. En la industria de la alimentación y la bebida son costos que oscilan de un mes para otro y su análisis es el principio del control de los costos.
Costos controlables: Aquellos costos que pueden ser gestionados a corto plazo, los costes directos
suelen ser más controlables que los que provienen de los gastos indirectos: promociones, publicidad son recursos claves para promover una buena gestión del negocio dentro de esta sección y forman parte de
estos costos controlables.
Costos No-Controlables: Estos por el contrario no pueden ser gestionados a corto plazo, en este caso tenemos los impuestos o la depreciación de las materias primas (alimentos y bebidas), conceptos claves para el desarrollo de este tipo de negocios.
Una vez visto un esquema sencillo de los costos que nos podemos encontrar, es prioritario hablar sobre el
gran concepto que incide en el control de gastos, el presupuesto. La confección y planificación del
presupuesto es una función prioritaria para poder tener en nuestras manos el control de costos. Dentro del sector de alimentos y bebidas se requiere una previsión sobre el producto a ofrecer y una estimación de clientes potenciales para cada periodo.
Ventajas de la gestión del presupuesto
Son muchas las ventajas de la gestión del presupuesto en el control de costos de alimentos y bebidas, entre otras podemos destacar:
- A nivel organizativo incentiva la implicación de los trabajadores en la planificación apostando una mayor transparencia en los datos de información (potencia la disminución de problemas de
ineficiencia y desperdicio).
- Nos establece una meta u objetivo que nos posibilitará hacer un estudio sobre los resultados reales obtenidos.
- Una buena definición de presupuestos nos hará más flexibles a los cambios con una mayor
adaptación a los imprevistos en los que se mueve este sector.
- Los costos existen y no se pueden eliminar, pero si es posible reducir su valor llevando un profesional control de los mismos, beneficiándonos en diferentes áreas de nuestro negocio.
Para determinar estos costos lo primero que debe revisarse es la Receta Estándar de cada uno de los platillos y costearla correctamente con todos los ingredientes que componen nuestro menú, materia prima utilizada para la elaboración de los platillos, y si el establecimiento realiza envíos a domicilio o vende comida para llevar también se debe tener en cuenta el costo de los contenedores desechables y luego poner mucha atención en realizar un correcto seguimiento a cada uno de los siguientes puntos:
1. Seleccionar correctamente a los proveedores
El principal objetivo a la hora de seleccionar un proveedor debe ser poder lograr buenos arreglos en la compra, para esto es necesario evaluar si se puede realizar grandes volúmenes de compra o negociar promociones y descuentos.
Además, otro punto importante debe ser que el proveedor pueda cumplir con las especificaciones de compra dispuestas en la receta, es decir, que sea el que mejor responde a nuestros requerimientos, por ejemplo, que siempre tenga disponible los insumos que necesitamos para el funcionamiento del negocio.
2. No desperdiciar en forma desmedida
La mayoría de los alimentos experimentan dos modificaciones lógicas de volumen: Una en la limpieza y la otra en la cocción, ambas contempladas en la receta en forma porcentual conocidas como “merma”.
En este caso lo que deberá cuidarse es que ese porcentaje sea respetado SIEMPRE de manera
estandarizada.
Algunas de las causas por las que no se respeta dicho porcentaje son:
• La ausencia o el desconocimiento de una receta estandarizada.
• La falta de capacitación del personal.
• La carencia de los elementos necesarios para un correcto desempeño o el mal estado de los
mismos.
• La compra de insumos irregulares.
La falta de control del encargado de cocina, el administrador o la persona a la cual se le haya
asignado esta labor.
3. Realizar un correcto almacenamiento
El desorden, el desaseo y el no ser cuidadoso puede derivar en los siguientes inconvenientes:
• Que la mercadería se eche a perder.
• Que se compre materia prima o insumos innecesarios y se genere un sobre costo.
• Que se pasé el vencimiento y no se haya utilizado.
• Que se contamine con bacterias o contamine a otros alimentos (lo que no solo incrementará el Costo de Ventas, sino que también pondrá en riesgo a la salud de los clientes).
Por esta razón, es indispensable el control en la recepción de la mercadería, la que deberá limpiarse por completo en las proximidades de la puerta de ingreso de la misma, es decir, NO INCORPORAR ALIMENTOS SUCIOS A LA COCINA DEL RESTAURANTE.
Además, realizada la limpieza deberá almacenarse mediante el método PEPS (Primeros en Entrar – Primeros en Salir). sin excepción.
Un adecuado control de inventarios es fundamental para disminuir los costos, esto nos permite comprar lo necesario sin incurrir en sobre costos y mantener un stock suficiente para responder con las necesidades diarias del negocio.
4. Porcionar de manera estandarizada
Una vez establecidas las porciones en nuestra Receta Estándar, el costo y el precio se calculan a partir de dichos gramajes. Por ello, es fundamental, verificar que esas porciones sean SIEMPRE del mismo tamaño.
Para asegurar la uniformidad en las porciones es necesario que el personal esté involucrado en la
responsabilidad, es decir, una de las estrategias más eficaces, es que todos o uno de los responsables del grupo de trabajo perciba un % como premio al rendimiento (Ej.: Si se consigue un costo variable mensual menor al X % de la venta, el responsable recibirá un X % más en su salario, a modo de premio al alcance del objetivo propuesto). También es recomendable que los premios asignados a los responsables, NO sean necesariamente en dinero, pueden ser, por ejemplo, horas de descanso, días de descanso, salidas a cine o parques de atracciones, lo fundamental en estos premios es que generen una motivación adicional al empleado sin incurrir en sobre costos. El uso de indicadores de productividad nos ayudara a evaluar y a
controlar las decisiones que se tomen para este punto.
Es importante también, como en el punto 2, capacitar al personal, proveerlo de la información necesaria
para el cumplimiento de sus funciones y brindarles los elementos necesarios para su desempeño.
5. Revisar lo que se desecha o se tira
En este punto deberán cuidarse dos cuestiones:
1. ¿Quién decide lo que se descarta?
Muchas veces, cualquier persona del negocio decide tirar mercancía aunque esta se encuentre en buenas condiciones para su venta, y las razones por las que esto ocurre son diversas: Puede ser que el personal desee comerla, o no esté lo suficientemente capacitado para revisar su estado y ante la duda prefiera descartarla, o peor aún, existan inconvenientes internos, muchas veces ajenos al establecimiento, y no le interese cuidar la mercancía, o simplemente se intente perjudicar a alguno de los encargados de la realización de la producción.
En estos casos es vital que se determine a un único encargado en la toma de decisiones de este calibre y que dicho responsable esté involucrado en los resultados de la operación y lo registre. En este punto juega un papel importante el control de inventarios.
2. ¿Se reaprovecha la mercadería eficientemente?
Una de las ventajas que tiene vender Materia Prima es que la misma puede reutilizarse, y lograr con pequeños cambios y un poco de imaginación un aprovechamiento muy beneficioso para nuestros costos.
6. Presupuestar las ventas sobre una base sólida
Una de las bases más importantes para evitar el desperdicio, es no producir en exceso, ya que será muy difícil poder reaprovechar todos los sobrantes.
Y paradójicamente, producir menos cantidad de la necesaria, también traerá incrementos en los costos ya que se deberá salir a comprar los faltantes de URGENCIA y pagar un monto superior al abonado a diario por los mismos.
Por esta razón es indispensable llevar un historial de las ventas en formatos en Excel muy útiles y estar muy alerta con las fechas especiales y feriados. Como también con cuestiones más cotidianas como un paro, un corte de calle, refacciones, etc. que puedan afectar la facturación.
7. Controlar posibles robos y hurtos
Desgraciadamente, en este punto, debe mencionarse que son innumerables las actividades por las que el personal puede realizar robos o hurtos de Materia Prima. Comer mercadería que no está permitida, sacar alimentos del establecimiento para su consumo o reventa, servir a los clientes platos sin registrar, entre otros tantos.
• Para evitar estos inconvenientes es necesario:
• Establecer un menú para el personal y respetarlo.
• Revisar los ingresos y egresos del personal.
• No ubicar al vestuario (bolsos, chaquetas, etc.) cerca de la cocina y controlar el acceso a los mismos.
• Unificar la facturación y realizar dobles controles de lo solicitado. (Es decir: Quien toma la orden del
plato, no debe ser quien lo prepara ni quien lo cobra).
8. Evitar la venta NO registrada
En muchas ocasiones, dado el tamaño del establecimiento, se deja de lado la idea de invertir en un buen sistema de facturación y cobro, dejando esta labor en manos de personas “de nuestra confianza”.
Sin embargo, el chequeo riguroso de estos registros, permitirá no solo resguardar al establecimiento de posibles faltantes intencionales, sino que además serán muy útiles para elaborar historiales o reportes que luego facilitarán la realización de pronósticos, control de inventarios y presupuestos.
9. Fomentar el marketing interno y la venta sugestiva
Uno de los mecanismos más eficientes para mejorar el margen (y por ende REDUCIR el Costo Variable), es vender aquellos artículos que dejan más rentabilidad.
Para ello, lo primero será buscar los platos más rentables del negocio, es decir, teniendo el precio de venta, se calculará cual es el porcentaje que posee el costo de la mercadería (a partir de la receta estándar y el cálculo del costo de cada platillo). Por ende, los platos que posean el menor porcentaje de costo de venta serán los más rentables.
Una vez identificados los mismos, deben realizarse buenas herramientas de venta (cartas, atriles, etc.) como así también entrenar al personal para que ofrezca estos platos como primera alternativa.
CONCLUSIONES
• En la mayoría de las ocasiones cuando se tiene una diferencia en el costo de los insumos y materias primas, en los pronósticos o cuando nuestro inventario no coincide con el real, en lo único que se piensa es en robo y hurto, queda aclarado a lo largo del artículo que son muchas las razones que pueden incrementar el costo de venta y que la mejor manera para prevenir sobre costos es el controlar, pronosticar y presupuestar.
• Un correcto cálculo del costo de por platillo apoyados por la Receta Estándar, nos ayudara a
disminuir los costos de venta.
• El uso de adecuado de la información, como lo puede ser el historial de ventas nos permitirá
pronosticar y presupuestar los gastos del negocio
• La organización del trabajo, de los horarios de los trabajadores, la distribución de los equipos nos ayudara en la planeación de las actividades diarias sin que se vea afectado el negocio, contando con el personal suficiente y necesario para el eficiente desarrollo de las actividades.
• Dotar a los empleados de los recursos necesarios para el buen desempeño de sus actividades
diaria, apoyados de una buena capacitación nos permitirá la disminución en costos de venta, a causa de errores y de malas decisiones del personal.
• Llevar un estricto control de las materias primas e insumos necesarios para buen desarrollo de las
actividades diarias, por medio de inventarios y de la implementación de un método para la
evaluación de inventarios como lo puede ser el método PEPS (Primeros en Entrar – Primeros en
Salir).
BIBLIOGRAFíA
Costos aplicados en hotelería, alimentos y bebidas Escrito por Ricardo Rodríguez Vera.
Costeo basado en actividades ABC: gestión basada en actividades ABM, Joaquín Cuervo Tafur, Jair Albeiro
Osorio Agudelo.
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